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档案密集柜换代最终达到优化管理的目的

时间:2017-09-04 19:47   作者:密集柜 点击:

  一般情况下,档案密集柜的每个文档都是单独存放的,无论是调用还是检索数据,都不会牵涉到其它文件归档,而且该档案柜检索方法也非常简单,用户只要在档案柜面板上的“检索条件”一栏中输入一个数据,或是一个文件标题,就可以搜索到所需的文档。

  使用智能档案柜来管理文档,需要满足几个条件:支持档案柜文件系统的目录结构必须符合逻辑,而且易于跟踪,可提供有效的文档检索功能。另外,需要提醒用户的是,在智能档案柜可以存放数量过多的文档。

  当然,用户也可以选用智能档案柜的数据库管理系统(简称DBMS)来处理半自动的文件归档,尽管没多大必要。DBMS比较适合于用来管理动态文档,比如说包含了许多元数据的文档。DBMS通过定义复杂的搜索条件,来定位和提取那些内容中包含了多种复杂格式和大量信息的文档,档案柜换代最终可以达到优化管理的目的。

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